Order-to-Cash-Prozesse digitalisieren mit EDI

Mit effizienten O2C-Prozessen lässt sich nicht nur der Kundenservice verbessern, sondern auch die Zahlungszeit verkürzen und so die Liquidität des Unternehmens optimieren. Im folgenden Artikel zeigen wir auf, wie Sie sich mit Hilfe von EDI ganz einfach digitalisieren lassen.

Was bedeutet Order-to-Cash?

Order-to-Cash (O2C) deckt den gesamten Verkaufszyklus von Anfang bis zum Ende ab und umfasst üblicherweise die folgenden Schritte: Auftragsannahme, Auftragsprüfung, Auftragsabwicklung, Rechnungstellung, Zahlungseingang oder, im Falle der Nichtzahlung des Kunden, das Forderungsmanagement.

Der Order-to-Cash-Prozess ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, da er verschiedene Abteilungen im Unternehmen berührt, darunter Vertrieb, Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Kundenservice.

O2C-Prozesse mit EDI von Transus

EDI leistet für die Digitalisierung von O2C-Prozessen einen wesentlichen Beitrag, indem manuellen Aufgaben und der Papierverkehr reduziert werden. Unter anderem in folgenden Bereichen:

Auftragsannahme in vereinbartem EDI-Format

Mit Hilfe von EDI können Unternehmen elektronische Bestellungen direkt von den Kunden erhalten. Dabei übermitteln die Kunden ihre Bestellungen elektronisch im vereinbarten EDI-Format, welches nahtlos in das interne System des Unternehmens integriert werden kann. Die mit vielen manuellen Arbeitsschritten verbundene Entgegennahme von Bestellungen per Fax, E-Mail oder Telefon entfällt.

Automatische Auftragsbestätigung senden

Nachdem die Bestellung übermittelt wurde, kann via EDI automatisch eine elektronische Auftragsbestätigung generiert und an den Kunden gesendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Details des Auftrags korrekt erfasst wurden.

Aufträge effizient und mit weniger Fehlern abwickeln

Durch den Einsatz von EDI können Aufträge direkt in das vom Unternehmen genutzte ERP-System übertragen werden. Dies ermöglicht eine automatische Verarbeitung der Aufträge, einschließlich Kommissionierung, Verpackung und Versandvorbereitung. Durch den Wegfall von manuellen Eingaben wird die Effizienz gesteigert und die Fehleranfälligkeit reduziert.

Statusaktualisierungen automatisch abrufen

EDI ermöglicht ebenfalls die automatische Übermittlung von Statusaktualisierungen an den Kunden. Kunden können den Status ihrer Bestellungen, den Versandstatus oder andere relevante Informationen elektronisch abrufen, ohne den Kundenservice kontaktieren zu müssen.

Schnellere Rechnungsstellung

Dank der elektronischen Übermittlung von Rechnungen an die Kunden via EDI wird der Rechnungsprozess beschleunigt und die Bearbeitungszeit reduziert. Dabei können die Rechnungsdaten automatisch aus dem internen System generiert und im vereinbarten EDI-Format an den Kunden gesendet werden.

Leichterer Zahlungsabgleich

EDI kann auch bei der automatisierten Verarbeitung von Zahlungsinformationen helfen. Zahlungsinformationen, die vom Kunden übermittelt werden, können direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens integriert werden, um den Zahlungsabgleich zu erleichtern und manuelle Eingaben zu minimieren.

EDI-Implementierung richtig definiert

Die Digitalisierung von O2C-Prozessen mit EDI ermöglicht eine schnellere und präzisere Abwicklung von Bestellungen, reduziert den Papierverbrauch, minimiert Fehler und verbessert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden.

Um von allen Vorteilen der EDI-Implementierung voll umfänglich zu profitieren, ist es jedoch wichtig, dass Unternehmen und ihre Handelspartner die erforderlichen EDI-Standards und -Protokolle vereinbaren und eine nahtlose Integration zwischen den Systemen sicherstellen. Beim Handelsnetzwerk EDI von Transus liefern wir die Integration mit einer Vielzahl von Systemen bereits mit. Damit machen wir O2C-Prozesse mit EDI noch einfacher.