E-Invoicing: So unterstützt Sie EDI bei der Rechnungslegung der Zukunft

In nur wenigen Jahren wird E-Invoicing in den Mitgliedsstaaten der europäischen Union vermutlich zur Pflicht werden. Und auch andere Länder folgen dem Trend zur elektronischen Rechnung: Stand heute wickeln bereits eine Vielzahl von Unternehmen weltweit ihre Rechnungsstellung auf elektronischem Wege ab.

Auch wenn elektronische Rechnungen nicht direkt aus EDI heraus versendet werden, so kann EDI kann die Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung zu jeder Zeit wirkungsvoll unterstützen. Auf welche Weise, zeigen wir im folgenden Artikel.

Was genau heißt E-Invoicing eigentlich?

Der Begriff E-Invoicing bezieht sich auf die elektronische Rechnungsstellung oder elektronische Rechnungsabwicklung. Es handelt sich um den Prozess, bei dem Rechnungen zwischen Geschäftspartnern elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. E-Invoicing ersetzt damit die papierbasierten Rechnungen. E-Invoicing ist also eine moderne und digitale Alternative zur herkömmlichen Rechnungsstellung.

Reicht es also aus, einfach die Rechnung in Zukunft per E-Mail zu versenden? Ganz so einfach ist es nicht, denn an die elektronische Rechnung sind einige Bedingungen geknüpft. So muss sie in einem elektronischen Format übermittelt werden, das die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Zusätzlich gibt es Regelungen zur elektronischen Signatur und zur elektronischen Archivierung von Rechnungen.

Die Länder der europäischen Union haben mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungslegung bereits die Grundlagen für die Einführung der E-Rechnung erlassen, die von den Mitgliedsstaaten jeweils in nationales Recht umzusetzen sind. Auch international ist die E-Rechnung auf dem Vormarsch. Dabei sind je nach Land unterschiedliche E-Rechnungsplattformen und Formate im Einsatz bzw. in der Diskussion.

Vorteile zur Vorbereitung von E-Invoicing mit EDI

EDI als digital-natives Format kann Unternehmen bei der Umstellung auf E-Invoicing wirkungsvoll unterstützen, indem es die digitalen Verwaltungsprozesse insgesamt verbessert. Nachstehend einige der wesentlichen Vorteile, von denen Unternehmen beim Einsatz von EDI profitieren:

Mit EDI zu mehr Effizienz in der vorbereitenden Buchhaltung

EDI ist die Grundlage für den automatisierten Austausch von strukturierten elektronischen Dokumenten zwischen den Systemen von Lieferanten und Kunden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und damit ebenfalls die durch manuelle Eingaben entstehenden Fehlerquoten erheblich, da Daten direkt zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Zudem lassen sich durch die Automatisierung im Dokumentenaustausch auch personelle Ressourcen einsparen.

Durch den Einsatz von EDI und den schnellen Datenaustausch zwischen zwei Handelspartnern wird auch die Rechnungslegung deutlich beschleunigt. Rechnungen können schneller erstellt und versendet werden. Das wirkt sich positiv auf den gesamten Rechnungsprozess aus, einschließlich der Bearbeitungs- und Zahlungszeiten.

Transparenz und Rechtssicherheit mit EDI

EDI ermöglicht die elektronische Verfolgung von Handelsdokumenten, wodurch Unternehmen den Status und den Verlauf eines Dokuments in Echtzeit nachverfolgen können. Dies verbessert die Transparenz und die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden allgemein und beugt von vorneherein Unklarheiten oder Irrtümern vor, die den Prozess der Rechnungslegung oder den Bezahlvorgang verlangsamen könnten.

EDI-Systeme wie Transus EDI können dank nahtloser Anbindung an die meisten gängigen ERP- und Buchhaltungssysteme aber auch sicherstellen, dass Datenintegrität und Archivierungsvorschriften der elektronischen Auftragsdokumente eingehalten werden und so den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was ebenfalls eine wichtige Vorbereitung zur korrekten Abrechnung ist.

EDI von Transus als Helfer für E-Invoicing

EDI ist also ein wertvoller Helfer bei der Vorbereitung der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse. Doch die Implementierung von EDI erfordert eine gewisse technische Integration und Abstimmung zwischen den beteiligten Parteien. Mit EDI von Transus stellen Unternehmen sicher, dass ihre Systeme und Prozesse kompatibel sind und die erforderlichen Standards und Protokolle unterstützen.

Durch die vielseitigen Integrationsmöglichkeiten mit vielen ERP- und Buchhaltungslösungen steht einer reibungslosen Umsetzung von papierlosen Prozessen nichts mehr im Wege.